时间管理|做好计划,一周高效

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时间管理|做好计划,一周高效
方法:
1)每周一早晨做好本周计划。
计划分为两部分:要事和琐事的清单以及每日大概计划
A)要事和琐事的check list。把本周要完成要事和琐事列成一个清单。按照优先级排序。
B)从周一到周日,每天都列出来。要事和琐事都会分配到周一到周日中去。有一些提前做好的安排,也都填入每天计划部分。

2)每天早晨早到办公室,确认今日计划,要事要尽量排在前面,并且安排到固定的连续完整时间内去完成,昨天未完成的事情看一下是否要排入今天日程。

3)每当完成一个任务,都要在计划清单上做好标记。

4)临时插入进来的任务,在动手之前,也要先安放在计划的清单里。

5)要事之间要留5~10分钟的“缓冲带”,也就是buffer。不要把自己的时间表填满。这个“缓冲带”有何妙用?我本周稍后会给大家分享。

6)要对时间块的属性做出归纳和总结。比如早晨10:30之前,午饭后1-2点之间,下午6点之后这些时段对我而言就属于比较“自我”的时间,不易受到干扰。而下午2-4点之间,我会认为是“团队时间”,专门用来处理会议、团队沟通以及应付各种“意外”。

7)事情的性质要和时间块的性质匹配。比如,需要花时间静心完成的事情一定要提前安排到自己效率高,不容易受打扰的时间块内。紧急不重要的琐事,放在时间的边角料去完成。

8)时间安排要留有一定的弹性,因为唯一不变的就是变化。

除了这些具体的做法,还有一些原则值得考虑:

1)在做计划时,一定要分为“工作”和“兴趣”(或者生活)。有人问,既然是“兴趣”或者“生活”,为何还要做计划?很简单,不做计划的业余时间,你一定会花费在那些没有太多意义的事情上,比如刷微博,刷朋友圈,上论坛,看电视。。。我观察到很多朋友都很晚睡觉,比如凌晨1点、2点。为什么?因为不甘心啊。白天有很多重要的,有意义的事情都没有做。晚上快睡觉了,才发现一天快要过去了。。。然后,没有然后了,这就是每天循环的恶性循环。

对我而言,比如写作、比如“拍微电影”、比如“写程序”是兴趣,那么我就会每周也在计划中为这些事情做出规划。

2)要事第一。这话说起来容易,做起来难。因为在时间管理的四个象限里,那些对人人生最重要的的事情往往是看起来不紧急的,比如学习、理财和健身。日常琐事一多,这些真正重要的事情反而没有时间做了。所以你的人生就只剩下琐碎。

3)要聚类,不要分散,要找到“意义感”。即每周的事情要归纳成几件有中心Topic的事件群。比如工作上,你这几周要搞定项目A,那么一些围绕项目A的事情,就可以形成事件群。这样做计划的时候,不仅仅是看起来清晰好多。更重要的是产生了“意义感”。你在职场随便问一个人,“你忙吗?”,“那还用说!”。“你在忙啥?”,“好多事情,忙死了!”。对,你会忙死的,很少人忙的猝死,但是大多数人忙到老而碌碌无为。所以,每周你在工作上真正要忙的事情,或者事件群绝对不要超过3件。你总可以归纳,聚合再加上舍弃。

4)把变化当成常态。给要事总是留够时间,提前做。这样任何变化都不会影响你的心情。

5)要善用工具,但不要依赖工具。比如,你可以用印象笔记做计划,用Outlook的Calendar安排会议。但是,最简单的工具可以是一个本子外加一个中性笔。

关于计划,关于日程的规划,有太多的人讲。但除非你自己动手尝试,坚持去做计划,坚持改进,没有人能告诉你真正适合你自己的一套做计划的方法。

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