使用Google进行时间管理

使用Google进行时间管理
    本文主要讲的是工作方法的一个重要内容—“时间管理”,并且介绍了一个使用Google个性化主页来进行时间管理的简易方法。前一阵我们公司的相关时间管理的培训给了我很大启发,促使我将这个好观念介绍给更多的人,同时结合我自己使用的Google工具来实现时间管理的方法,如果你想改善自己的工作效率,那么请继续往下看。

时间管理的理论知识我就不介绍了,市场上关于这方面的书非常多,相关的培训也很多。简而言之,时间管理是就是如何更有效地安排自己的工作计划,掌握重点,合理有效地利用工作时间,其本质是管理个人,是自我的一种管理。时间管理的方法是通过良好的计划来完成的。

 时间“规划”

提高工作效率最关键的部分是规划。规划你自己的工作计划和过程,充分利用有限的时间,这是高效完成自己工作的有效方法。

时间规划一般分为长期规划和短期规划,一般可以在年初制定本年计划,月初制定月计划,周一制定周计划。每天的工作计划一般也可以预先制定,但是由于工作内容的复杂性以及临时随机任务,每天的计划会非常难以管理。

时间规划的难点是一天时间的规划和分类,一天一共24小时,除了上班时间外就是个人业余时间,上班时间的工作一般是一些日常工作或者临时任务,而业余时间则是思维期,一些事情可以吃饭睡觉都在想,这些事情一般不是紧急事情,往往思考累计到一定阶段就可以水到渠成,轻松完成。下面我们主要讲讲工作时间的事务细分。

时间“四象限”法

时间“四象限”法是目前很时髦的一种时间管理理论,我参加的培训主要讲的就是这方面的内容。“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)、重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)、紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)、既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)。

重要紧急的事马上做,例如处理客户投诉、处理服务器故障等突发性问题,尽量以最短最快的时间内完成这些事情。

其次是做重要而不紧急的事,这一类的事情影响深远,例如学习新知识、新技能等,这类事情的效益是中长期的,科维提出的时间管理理论的的重点是把主要的精力和时间集中地放在处理重要但不紧急的工作上。

紧急但不重要的事,要学会说“不”。一个人的时间和精力是有限的,对于自己不重要的事情,能不做就不做,想办法将事情推脱给其它部门,拒绝或推脱工作要讲究技巧,不要直截了当,要委婉,用让上级觉得确实是合理的理由来拒绝这个新增派的任务。一个人只有学会说“不”,他才会得到真正的自由。当然这并不等于推卸责任,如果确实需要自己来完成,那么就使用最短的时间完成这些工作。

对于不重要也不紧急的事,尽量不去做。如果确实需要做,那么要严格限定时间,比如写博客,限定一个小时,时间一到就立刻停止写作,千万不要被无聊的人和无关重要的事缠住。

因此,只要我们把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上,合理安排时间,我们就能做到自己的长远规划,工作效率就会大幅提升,一段时间过后,等待你的就会是升职和加薪。

利用“Google个性化主页”进行时间管理

时间管理需要一个简单而有效的工具来实现,通过我对于Google在工作上的一些应用后发现,Google的个性化主页就可以完成时间管理。

我们需要的时间管理工具必须是基于网络的服务,因为我们上班和家庭使用的不是一台电脑,但我们需要看到同一个服务界面,通过Google帐户登录Google的个性化主页就可以实现这个功能。

首先使用一个Google帐号登录个性化主页,将页面上默认的内容全部删除,然后点击“为本页添加更多内容”,搜索添加“天气”,“便条纸”,“书签”,“待办事项”,然后把地址栏的zh-CN修改为en后找“Google Calendar”添加。这里最重要的一项是“待办事项”,请添加3个待办事项,分别命名为“重要事务”、“不重要事务”和“业余思考”,其中前两个是工作时间处理的事务,在工作时间,每当接到一个新任务,都要按照“四象限”法将其分为重要且紧急,重要不紧急,不重要且紧急,不重要不紧急,添加一个新项目后,将其级别调整为“高”则代表“紧急”,调整为“低”则代表“不紧急”,这时候我们看到的“Google个性化主页”应该是如下图的界面(见打卡图),这就是我们的网络工作平台。

使用Google进行时间管理

左边的“Google Calendar”可以用来写年计划、月计划、周计划等,中间的部分是当天的日工作计划,右边是一些杂项栏目,查看天气情况用来安排出行,便条纸可以用来记录“临时事情”,书签用来记录临时看到的网址。

在中间的当天工作计划中,优先处理上面的重要事务,其次是下面的不重要事务,要善于对“不重要事务”说“不”。

这个工作平台是网络平台,在公司和家中都可以看到同一个界面,是一个简单有效的时间管理工具。当然我们应该清楚,Google只是一个工具,不要指望Google能主动改变你的工作效率,关键在于个人,个人的观念能否转变,计划能否坚持。合理规划自己的工作,充分合理地利用每个可利用的时间,实现高效地工作就不是一件难事。

最后,本文介绍的Google时间管理工具是一个较为简单的工具,如果你有什么更好更高效的工具,欢迎介绍给我们。

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